Maîtrisez votre chaîne d’approvisionnement et boostez votre performance grâce à une solution Procure to Pay (P2P) dématérialisée et performante.
Dans un environnement économique en constante évolution, les entreprises sont confrontées à des défis majeurs pour optimiser leurs processus d’achat et maîtriser leurs dépenses. La gestion manuelle et traditionnelle du Procure to Pay (P2P), ou “Achat au Paiement” en français, s’avère souvent inefficace, coûteuse et source de risques.
Gain de temps et d’efficacité
Les formulaires de demande d’achat simplifient le processus de demande d’achat en fournissant une structure claire et cohérente. Cela permet aux utilisateurs de gagner du temps en évitant de devoir créer un document à partir de zéro à chaque fois.
Traçabilité et suivi
Les formulaires de demande d’achat permettent de conserver une trace de toutes demandes d’achat effectuées, la bonne réception des bons de commande associés envoyés aux fournisseurs et la cohérence de la facture reçue. Cela facilite le suivi et l’analyse des dépenses, et permet d’avoir une meilleure gestion des coûts.
Réduction des erreurs
Les formulaires de demande d’achat pré établis incluent généralement tous les champs nécessaires pour collecter les informations pertinentes. Cela aide à éviter les erreurs de saisie et à minimiser les risques lors du traitement de la demande.
Personnalisation
Les formulaires de demandes d’achat peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Ils peuvent inclure des champs personnalisés ou des options de sélection pour répondre aux exigences particulières de chaque département du projet.
Uniformité, conformité et contrôle
En utilisant des formulaires de demande d’achat standardisés, les entreprises peuvent garantir une conformité dans leur processus d’achat. Cela permet de respecter les politiques et procédures internes, ainsi que les obligations légales et réglementaires. La demande d’achat est validée avant l’engagement de la dépense.
Intégration avec les systèmes existants
Les formulaires de demande d’achat peuvent être intégrés aux systèmes de gestion des achats existants, facilitant ainsi le traitement et la validation des demandes, ainsi que la génération automatique de rapports.
Les défis du Procure to Pay traditionnel
La gestion manuelle du processus P2P peut entraîner de nombreux défis pour les entreprises :
- Manque de visibilité et de contrôle : Difficulté à suivre l’état d’avancement des achats en temps réel, à identifier les goulots d’étranglement et à prendre des décisions éclairées.
- Processus lents et inefficaces : Tâches manuelles répétitives et workflows inefficaces qui ralentissent considérablement le traitement des demandes d’achat et des factures, augmentant ainsi les délais de paiement et impactant négativement la relation avec les fournisseurs.
- Erreurs et litiges : Saisie manuelle des données sujette aux erreurs, augmentant le risque de litiges avec les fournisseurs et générant des coûts supplémentaires liés à la résolution des conflits.
- Manque de conformité : Difficulté à respecter les réglementations en vigueur et les procédures d’achat internes, exposant l’entreprise à des sanctions financières et à des risques juridiques.
- Coûts élevés : Processus manuels coûteux en ressources humaines, en matériel et en logiciels, réduisant ainsi la marge bénéficiaire de l’entreprise.
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