Maîtrisez votre chaîne d’approvisionnement et boostez votre performance grâce à une solution Procure to Pay (P2P) dématérialisée et performante.
Dans un environnement économique en constante évolution, les entreprises sont confrontées à des défis majeurs pour optimiser leurs processus d’achat et maîtriser leurs dépenses. La gestion manuelle et traditionnelle du Procure to Pay (P2P), ou “Achat au Paiement” en français, s’avère souvent inefficace, coûteuse et source de risques.
Time-saving and efficient
Requisition forms simplify the requisition process by providing a clear and consistent structure. This saves users time by avoiding the need to create a document from scratch every time.
Traceability and tracking
Purchase requisition forms keep a record of all purchase requests made, the receipt of the associated purchase orders sent to suppliers, and the consistency of the invoice received. This facilitates the monitoring and analysis of expenses, and enables better cost management.
Error reduction
Pre-prepared requisition forms usually include all the fields needed to collect the relevant information. This helps to avoid input errors and minimize risks during requisition processing.
Personalization
Requisition forms can be tailored to the specific needs of each company. They can include custom fields or selection options to meet the particular requirements of each project department.
Consistency, conformity and control
By using standardized requisition forms, companies can ensure compliance in their purchasing process. This ensures compliance with internal policies and procedures, as well as legal and regulatory obligations. The requisition is validated before the expenditure is committed.
Integration with existing systems
Requisition forms can be integrated into existing purchasing management systems, facilitating requisition processing and validation, as well as automatic report generation.
The challenges of traditional Procure to Pay
Manual management of the P2P process can lead to a number of challenges for companies:
- Manque de visibilité et de contrôle : Difficulté à suivre l’état d’avancement des achats en temps réel, à identifier les goulots d’étranglement et à prendre des décisions éclairées.
- Processus lents et inefficaces : Tâches manuelles répétitives et workflows inefficaces qui ralentissent considérablement le traitement des demandes d’achat et des factures, augmentant ainsi les délais de paiement et impactant négativement la relation avec les fournisseurs.
- Errors and disputes: Error-prone manual data entry, increasing the risk of disputes with suppliers and generating additional costs for conflict resolution.
- Manque de conformité : Difficulté à respecter les réglementations en vigueur et les procédures d’achat internes, exposant l’entreprise à des sanctions financières et à des risques juridiques.
- Coûts élevés : Processus manuels coûteux en ressources humaines, en matériel et en logiciels, réduisant ainsi la marge bénéficiaire de l’entreprise.
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