Les recherches documentaires inefficaces peuvent occasionner des coûts significatifs, tant en termes de temps que d’argent, pour les entreprises.
Selon une étude de McKinsey Global Institute de 2012, les employés dont le travail est basé sur la connaissance passent près de 20 % de leurs temps à rechercher et collecter des informations. Cela représente plus d’une heure et demie de travail par jour.
Heureusement, Zeendoc permet à ses utilisateurs de bénéficier d’un système de recherche intelligent associé à la fonction de classement automatique des documents. Découvrez la suite…
3. Un classement chaotique : Des noms de fichiers énigmatiques, des dossiers mal organisés, une absence totale de logique… Retrouver un document dans ce capharnaüm relève de l’exploit. Le risque de confusion et d’erreurs est omniprésent, sans parler du temps perdu à explorer les méandres de cette arborescence anarchique.
4. Des informations fossiles : Des documents obsolètes, des versions oubliées… Naviguer dans ce cimetière d’informations périmées est non seulement inefficace, mais peut également s’avérer dangereux pour la prise de décision. Oups, on a oublié de mettre à jour le rapport financier ?
5. Des recherches à l’aveugle : Des mots-clés trop génériques, des recherches manuelles fastidieuses… Face à un océan de documents, se fier à des méthodes inefficaces ne mène qu’à des résultats décevants et une perte de temps considérable.
Heureusement, des solutions existent pour transformer ce calvaire en une recherche documentaire fluide et efficace. Des outils de GED (Gestion Électronique des Documents) comme Zeendoc permettent de centraliser, organiser, classifier et partager les documents en toute sécurité, tandis que des fonctionnalités de recherche avancées facilitent la localisation précise des informations recherchées.
Dites adieu aux recherches interminables et aux frustrations croissantes : optez pour
une gestion documentaire moderne et gagnez un temps précieux !
1. Centralisation : Rassemblez vos documents en un seul endroit
Fini les documents éparpillés dans des tiroirs et sur des ordinateurs personnels ! La GED centralise l’ensemble de vos documents numériques au sein d’un système unique, accessible à tous les collaborateurs autorisés. Plus de perte de temps à chercher le bon document : tout est à portée de clic !
2. Organisation : Adieu le chaos, bonjour la logique
Fini les documents éparpillés dans des tiroirs et sur des ordinateurs personnels ! La GED centralise l’ensemble de vos documents numériques au sein d’un système unique, accessible à tous les collaborateurs autorisés. Plus de perte de temps à chercher le bon document : tout est à portée de clic !
3. Automatisation : Gagnez du temps et de l’énergie
Laissez la GED s’occuper des tâches répétitives et chronophages ! Les workflows automatisés permettent de trier, classer et archiver automatiquement les documents en fonction de leur contenu ou de leur date de création. L’intelligence artificielle (IA) peut même analyser et classifier automatiquement les documents, en identifiant les informations clés et en les rangeant dans les catégories appropriées.
4. Recherche avancée : Trouvez ce que vous cherchez en un clin d’œil
La GED offre des fonctionnalités de recherche puissantes qui surpassent les simples mots-clés. Combinez des critères multiples, utilisez des filtres personnalisés et exploitez les métadonnées pour dénicher le document exact dont vous avez besoin. La recherche en plein texte, la recherche phonétique et la recherche par proximité vous garantissent des résultats ultra-pertinents. La recherche sémantique, quant à elle, utilise des algorithmes intelligents pour comprendre le sens de vos requêtes et vous proposer les documents les plus adaptés.
5. Responsabilité : Chaque document a son garant
Avec la GED, chaque document est attribué à un responsable clair et identifiable. Plus de confusion sur qui contacter pour obtenir des informations ou des éclaircissements ! Les collaborateurs peuvent filtrer leurs recherches pour afficher uniquement les documents d’un responsable spécifique, optimisant ainsi leur efficacité.
6. Sécurité : Protégez vos données précieuses
La GED offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger vos informations sensibles. Définissez des droits d’accès précis et contrôlez l’accès aux documents en fonction des profils des utilisateurs. Soyez serein, vos données sont entre de bonnes mains !
Technologie RAD/LAD
La LAD/RAD (Lecture Automatique de Documents / Reconnaissance Automatique de Documents) et l’OCR (Optical Character Recognition) sont deux technologies complémentaires qui jouent un rôle crucial dans la gestion documentaire moderne. La solution Zeendoc propose cette technologie pour optimiser leur gestion documentaire en automatisant la capture et le traitement des informations contenues dans les documents papier.
Concrètement, cela permet aux entreprises de gagner du temps, de réduire les coûts, d’améliorer l’organisation et l’accessibilité des documents, et de se conformer aux réglementations.
Numérisation des Archives Historiques
Les entreprises qui disposent d’archives papier peuvent utiliser l’OCR pour numériser et indexer ces documents historiques. Cela permet :
- Accès facilité : Transformez des années d’archives papier en une base de données consultable. Que ce soit pour des documents financiers, des rapports annuels, ou des dossiers RH, l’OCR rend chaque mot accessible.
- Espace de stockage optimisé : En numérisant vos archives, vous pouvez réduire l’espace physique nécessaire pour le stockage des documents tout en assurant leur conservation à long terme.
L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une technologie puissante qui trouve son application dans de nombreux domaines de la gestion documentaire. Voici quelques cas d’usage concrets où l’OCR de Zeendoc peut transformer la manière dont votre entreprise gère ses documents :Cette étape essentielle permet de :
Gestion des Factures
L’un des principaux défis pour les entreprises est la gestion efficace des factures. Avec l’OCR de Zeendoc, chaque facture scannée ou reçue sous forme de PDF est automatiquement analysée et les données clés, telles que le montant, le nom du fournisseur, ou la date d’échéance, sont extraites. Cela permet :
- Automatisation du traitement : Les informations extraites sont directement intégrées dans votre système comptable, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle et accélérant le traitement.
- Recherche rapide : Chaque facture devient immédiatement consultable via une simple recherche par mot-clé, qu’il s’agisse du nom du fournisseur, du numéro de facture, ou d’une date spécifique.
Archivage des Contrats
Les contrats contiennent souvent des informations critiques qui doivent être facilement accessibles tout en étant sécurisées. Grâce à l’OCR, Zeendoc permet :
- Indexation automatique : Tous les termes clés du contrat, comme les noms des parties, les dates de signature, ou les clauses spécifiques, sont indexés automatiquement.
- Consultation simplifiée : Vous pouvez retrouver un contrat en quelques secondes, simplement en recherchant un terme spécifique ou une clause importante, ce qui est particulièrement utile lors des audits ou des renouvellements.
- Gestion des échéances : En combinant l’OCR avec d’autres fonctionnalités de Zeendoc, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour les dates importantes comme les renouvellements de contrat, réduisant ainsi le risque de laisser passer une échéance.
Gestion des Courriers Entrants
Les courriers reçus par l’entreprise, qu’ils soient physiques ou numériques, peuvent être traités efficacement avec l’OCR de Zeendoc :
- Traitement automatisé : Les courriers scannés sont automatiquement analysés, les informations importantes sont extraites et peuvent être routées vers les bonnes personnes ou services au sein de l’entreprise.
- Suivi et traçabilité : Chaque courrier est indexé et stocké, facilitant ainsi son suivi et la gestion des réponses ou actions requises.
Exploitez enfin pleinement votre information d’entreprise !
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