Maîtrisez votre chaîne d’approvisionnement et boostez votre performance grâce à une solution Procure to Pay (P2P) dématérialisée et performante.
Dans un environnement économique en constante évolution, les entreprises sont confrontées à des défis majeurs pour optimiser leurs processus d’achat et maîtriser leurs dépenses. La gestion manuelle et traditionnelle du Procure to Pay (P2P), ou “Achat au Paiement” en français, s’avère souvent inefficace, coûteuse et source de risques.
Zeitersparnis und Effizienz
Bestellanforderungsformulare vereinfachen den Bestellanforderungsprozess, indem sie eine klare und einheitliche Struktur vorgeben. Dies spart den Nutzern Zeit, da sie nicht jedes Mal ein Dokument von Grund auf neu erstellen müssen.
Nachvollziehbarkeit und Verfolgung
Mithilfe von Bestellanforderungsformularen können Sie den Überblick über alle getätigten Bestellanforderungen, den ordnungsgemäßen Erhalt der zugehörigen, an die Lieferanten gesendeten Bestellscheine und die Konsistenz der erhaltenen Rechnung behalten. Dies erleichtert die Verfolgung und Analyse von Ausgaben und ermöglicht ein besseres Kostenmanagement.
Reduzierung von Fehlern
Vorgefertigte Anforderungsformulare enthalten in der Regel alle Felder, die zur Erfassung der relevanten Informationen erforderlich sind. Dies hilft, Eingabefehler zu vermeiden und die Risiken bei der Bearbeitung der Anfrage zu minimieren.
Individuelle Gestaltung
Formulare für Bestellanforderungen können an die spezifischen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens angepasst werden. Sie können benutzerdefinierte Felder oder Auswahlmöglichkeiten enthalten, um den besonderen Anforderungen der einzelnen Projektabteilungen gerecht zu werden.
Einheitlichkeit, Konformität und Kontrolle
Durch die Verwendung standardisierter Bestellanforderungsformulare können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften in ihrem Beschaffungsprozess sicherstellen. Dies ermöglicht die Einhaltung interner Richtlinien und Verfahren sowie gesetzlicher und behördlicher Auflagen. Die Kaufanfrage wird vor der Bindung der Ausgaben validiert.
Integration mit bestehenden Systemen
Die Anforderungsformulare können in bestehende Beschaffungsmanagementsysteme integriert werden und erleichtern so die Bearbeitung und Validierung von Anforderungen sowie die automatische Erstellung von Berichten.
Die Herausforderungen der traditionellen Procure to Pay
Die manuelle Verwaltung des P2P-Prozesses kann für Unternehmen viele Herausforderungen mit sich bringen:
- Manque de visibilité et de contrôle : Difficulté à suivre l’état d’avancement des achats en temps réel, à identifier les goulots d’étranglement et à prendre des décisions éclairées.
- Processus lents et inefficaces : Tâches manuelles répétitives et workflows inefficaces qui ralentissent considérablement le traitement des demandes d’achat et des factures, augmentant ainsi les délais de paiement et impactant négativement la relation avec les fournisseurs.
- Fehler und Streitigkeiten: Fehleranfällige manuelle Dateneingabe, die das Risiko von Streitigkeiten mit Lieferanten erhöht und zusätzliche Kosten für die Lösung von Konflikten verursacht.
- Manque de conformité : Difficulté à respecter les réglementations en vigueur et les procédures d’achat internes, exposant l’entreprise à des sanctions financières et à des risques juridiques.
- Coûts élevés : Processus manuels coûteux en ressources humaines, en matériel et en logiciels, réduisant ainsi la marge bénéficiaire de l’entreprise.
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