Les recherches documentaires inefficaces peuvent occasionner des coûts significatifs, tant en termes de temps que d’argent, pour les entreprises.
Selon une étude de McKinsey Global Institute de 2012, les employés dont le travail est basé sur la connaissance passent près de 20 % de leurs temps à rechercher et collecter des informations. Cela représente plus d’une heure et demie de travail par jour.
Heureusement, Zeendoc permet à ses utilisateurs de bénéficier d’un système de recherche intelligent associé à la fonction de classement automatique des documents. Découvrez la suite…
3. Un classement chaotique : Des noms de fichiers énigmatiques, des dossiers mal organisés, une absence totale de logique… Retrouver un document dans ce capharnaüm relève de l’exploit. Le risque de confusion et d’erreurs est omniprésent, sans parler du temps perdu à explorer les méandres de cette arborescence anarchique.
4. Des informations fossiles : Des documents obsolètes, des versions oubliées… Naviguer dans ce cimetière d’informations périmées est non seulement inefficace, mais peut également s’avérer dangereux pour la prise de décision. Oups, on a oublié de mettre à jour le rapport financier ?
5. Des recherches à l’aveugle : Des mots-clés trop génériques, des recherches manuelles fastidieuses… Face à un océan de documents, se fier à des méthodes inefficaces ne mène qu’à des résultats décevants et une perte de temps considérable.
Fortunately, there are solutions available to transform this ordeal into a smooth, efficient document search. EDM (Electronic Document Management) tools such as Zeendoc enable you to centralize, organize, classify and share documents in complete security, while advanced search functions make it easy to pinpoint the precise location of the information you're looking for.
Say goodbye to endless searches and growing frustration: opt for modern document management
modern document management and save precious time!
1. Centralization: Gather your documents in one place
Fini les documents éparpillés dans des tiroirs et sur des ordinateurs personnels ! La GED centralise l’ensemble de vos documents numériques au sein d’un système unique, accessible à tous les collaborateurs autorisés. Plus de perte de temps à chercher le bon document : tout est à portée de clic !
2. Organization: goodbye chaos, hello logic
Fini les documents éparpillés dans des tiroirs et sur des ordinateurs personnels ! La GED centralise l’ensemble de vos documents numériques au sein d’un système unique, accessible à tous les collaborateurs autorisés. Plus de perte de temps à chercher le bon document : tout est à portée de clic !
3. Automatisation : Gagnez du temps et de l’énergie
Laissez la GED s’occuper des tâches répétitives et chronophages ! Les workflows automatisés permettent de trier, classer et archiver automatiquement les documents en fonction de leur contenu ou de leur date de création. L’intelligence artificielle (IA) peut même analyser et classifier automatiquement les documents, en identifiant les informations clés et en les rangeant dans les catégories appropriées.
4. Recherche avancée : Trouvez ce que vous cherchez en un clin d’œil
DMS offers powerful search functions that go beyond simple keywords. Combine multiple criteria, use customized filters and leverage metadata to find the exact document you need. Full-text search, phonetic search and proximity search guarantee ultra-relevant results. Semantic search, meanwhile, uses intelligent algorithms to understand the meaning of your queries and suggest the most appropriate documents.
5. Responsibility: Each document has a guarantor
Avec la GED, chaque document est attribué à un responsable clair et identifiable. Plus de confusion sur qui contacter pour obtenir des informations ou des éclaircissements ! Les collaborateurs peuvent filtrer leurs recherches pour afficher uniquement les documents d’un responsable spécifique, optimisant ainsi leur efficacité.
6. Security: Protect your valuable data
La GED offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger vos informations sensibles. Définissez des droits d’accès précis et contrôlez l’accès aux documents en fonction des profils des utilisateurs. Soyez serein, vos données sont entre de bonnes mains !
RAD/LAD technology
La LAD/RAD (Lecture Automatique de Documents / Reconnaissance Automatique de Documents) et l’OCR (Optical Character Recognition) sont deux technologies complémentaires qui jouent un rôle crucial dans la gestion documentaire moderne. La solution Zeendoc propose cette technologie pour optimiser leur gestion documentaire en automatisant la capture et le traitement des informations contenues dans les documents papier.
Concrètement, cela permet aux entreprises de gagner du temps, de réduire les coûts, d’améliorer l’organisation et l’accessibilité des documents, et de se conformer aux réglementations.
Digitization of Historical Archives
Les entreprises qui disposent d’archives papier peuvent utiliser l’OCR pour numériser et indexer ces documents historiques. Cela permet :
- Accès facilité : Transformez des années d’archives papier en une base de données consultable. Que ce soit pour des documents financiers, des rapports annuels, ou des dossiers RH, l’OCR rend chaque mot accessible.
- Espace de stockage optimisé : En numérisant vos archives, vous pouvez réduire l’espace physique nécessaire pour le stockage des documents tout en assurant leur conservation à long terme.
L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une technologie puissante qui trouve son application dans de nombreux domaines de la gestion documentaire. Voici quelques cas d’usage concrets où l’OCR de Zeendoc peut transformer la manière dont votre entreprise gère ses documents :Cette étape essentielle permet de :
Invoice management
L’un des principaux défis pour les entreprises est la gestion efficace des factures. Avec l’OCR de Zeendoc, chaque facture scannée ou reçue sous forme de PDF est automatiquement analysée et les données clés, telles que le montant, le nom du fournisseur, ou la date d’échéance, sont extraites. Cela permet :
- Automated processing: Extracted information is integrated directly into your accounting system, reducing manual input errors and speeding up processing.
- Recherche rapide : Chaque facture devient immédiatement consultable via une simple recherche par mot-clé, qu’il s’agisse du nom du fournisseur, du numéro de facture, ou d’une date spécifique.
Contract archiving
Les contrats contiennent souvent des informations critiques qui doivent être facilement accessibles tout en étant sécurisées. Grâce à l’OCR, Zeendoc permet :
- Automatic indexing: All key contract terms, such as names of parties, signature dates or specific clauses, are automatically indexed.
- Simplified consultation: You can find a contract in a matter of seconds, simply by searching for a specific term or an important clause, which is particularly useful during audits or renewals.
- Deadline management: By combining OCR with other Zeendoc features, you can set up automatic reminders for important dates such as contract renewals, reducing the risk of missing a deadline.
Incoming Mail Management
Les courriers reçus par l’entreprise, qu’ils soient physiques ou numériques, peuvent être traités efficacement avec l’OCR de Zeendoc :
- Traitement automatisé : Les courriers scannés sont automatiquement analysés, les informations importantes sont extraites et peuvent être routées vers les bonnes personnes ou services au sein de l’entreprise.
- Tracking and tracing: Each piece of mail is indexed and stored, making it easy to track and manage any responses or actions required.
Finally, fully exploit your company information!
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