Les recherches documentaires inefficaces peuvent occasionner des coûts significatifs, tant en termes de temps que d’argent, pour les entreprises.
Selon une étude de McKinsey Global Institute de 2012, les employés dont le travail est basé sur la connaissance passent près de 20 % de leurs temps à rechercher et collecter des informations. Cela représente plus d’une heure et demie de travail par jour.
Heureusement, Zeendoc permet à ses utilisateurs de bénéficier d’un système de recherche intelligent associé à la fonction de classement automatique des documents. Découvrez la suite…
3. Un classement chaotique : Des noms de fichiers énigmatiques, des dossiers mal organisés, une absence totale de logique… Retrouver un document dans ce capharnaüm relève de l’exploit. Le risque de confusion et d’erreurs est omniprésent, sans parler du temps perdu à explorer les méandres de cette arborescence anarchique.
4. Des informations fossiles : Des documents obsolètes, des versions oubliées… Naviguer dans ce cimetière d’informations périmées est non seulement inefficace, mais peut également s’avérer dangereux pour la prise de décision. Oups, on a oublié de mettre à jour le rapport financier ?
5. Des recherches à l’aveugle : Des mots-clés trop génériques, des recherches manuelles fastidieuses… Face à un océan de documents, se fier à des méthodes inefficaces ne mène qu’à des résultats décevants et une perte de temps considérable.
Glücklicherweise gibt es Lösungen, die diese Qual in eine flüssige und effiziente Dokumentensuche verwandeln. Mit Tools für DMS (Elektronisches Dokumentenmanagement) wie Zeendoc können Sie Dokumente sicher zentralisieren, organisieren, klassifizieren und gemeinsam nutzen, während erweiterte Suchfunktionen das genaue Auffinden der gesuchten Informationen erleichtern.
Verabschieden Sie sich von endlosen Suchaktionen und zunehmender Frustration: Entscheiden Sie sich für
ein modernes Dokumentenmanagement und sparen Sie wertvolle Zeit!
1. Zentralisierung: Sammeln Sie Ihre Dokumente an einem Ort
Fini les documents éparpillés dans des tiroirs et sur des ordinateurs personnels ! La GED centralise l’ensemble de vos documents numériques au sein d’un système unique, accessible à tous les collaborateurs autorisés. Plus de perte de temps à chercher le bon document : tout est à portée de clic !
2. Organisation: Adieu Chaos, hallo Logik
Fini les documents éparpillés dans des tiroirs et sur des ordinateurs personnels ! La GED centralise l’ensemble de vos documents numériques au sein d’un système unique, accessible à tous les collaborateurs autorisés. Plus de perte de temps à chercher le bon document : tout est à portée de clic !
3. Automatisation : Gagnez du temps et de l’énergie
Laissez la GED s’occuper des tâches répétitives et chronophages ! Les workflows automatisés permettent de trier, classer et archiver automatiquement les documents en fonction de leur contenu ou de leur date de création. L’intelligence artificielle (IA) peut même analyser et classifier automatiquement les documents, en identifiant les informations clés et en les rangeant dans les catégories appropriées.
4. Recherche avancée : Trouvez ce que vous cherchez en un clin d’œil
DMS bietet leistungsstarke Suchfunktionen, die über einfache Schlüsselwörter hinausgehen. Kombinieren Sie mehrere Kriterien, verwenden Sie benutzerdefinierte Filter und nutzen Sie Metadaten, um genau das Dokument zu finden, das Sie benötigen. Die Volltextsuche, die phonetische Suche und die Umkreissuche sorgen für hochrelevante Ergebnisse. Die semantische Suche nutzt intelligente Algorithmen, um die Bedeutung Ihrer Suchanfragen zu verstehen und Ihnen die passendsten Dokumente vorzuschlagen.
5. Verantwortlichkeit: Jedes Dokument hat seinen Gewährsmann
Avec la GED, chaque document est attribué à un responsable clair et identifiable. Plus de confusion sur qui contacter pour obtenir des informations ou des éclaircissements ! Les collaborateurs peuvent filtrer leurs recherches pour afficher uniquement les documents d’un responsable spécifique, optimisant ainsi leur efficacité.
6. Sicherheit: Schützen Sie Ihre wertvollen Daten
La GED offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger vos informations sensibles. Définissez des droits d’accès précis et contrôlez l’accès aux documents en fonction des profils des utilisateurs. Soyez serein, vos données sont entre de bonnes mains !
RAD/LAD-Technologie
La LAD/RAD (Lecture Automatique de Documents / Reconnaissance Automatique de Documents) et l’OCR (Optical Character Recognition) sont deux technologies complémentaires qui jouent un rôle crucial dans la gestion documentaire moderne. La solution Zeendoc propose cette technologie pour optimiser leur gestion documentaire en automatisant la capture et le traitement des informations contenues dans les documents papier.
Concrètement, cela permet aux entreprises de gagner du temps, de réduire les coûts, d’améliorer l’organisation et l’accessibilité des documents, et de se conformer aux réglementations.
Digitalisierung von historischen Archiven
Les entreprises qui disposent d’archives papier peuvent utiliser l’OCR pour numériser et indexer ces documents historiques. Cela permet :
- Accès facilité : Transformez des années d’archives papier en une base de données consultable. Que ce soit pour des documents financiers, des rapports annuels, ou des dossiers RH, l’OCR rend chaque mot accessible.
- Espace de stockage optimisé : En numérisant vos archives, vous pouvez réduire l’espace physique nécessaire pour le stockage des documents tout en assurant leur conservation à long terme.
L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une technologie puissante qui trouve son application dans de nombreux domaines de la gestion documentaire. Voici quelques cas d’usage concrets où l’OCR de Zeendoc peut transformer la manière dont votre entreprise gère ses documents :Cette étape essentielle permet de :
Verwaltung von Rechnungen
L’un des principaux défis pour les entreprises est la gestion efficace des factures. Avec l’OCR de Zeendoc, chaque facture scannée ou reçue sous forme de PDF est automatiquement analysée et les données clés, telles que le montant, le nom du fournisseur, ou la date d’échéance, sont extraites. Cela permet :
- Automatisierung der Verarbeitung: Die extrahierten Informationen werden direkt in Ihr Buchhaltungssystem integriert, wodurch Fehler bei der manuellen Eingabe reduziert und die Verarbeitung beschleunigt wird.
- Recherche rapide : Chaque facture devient immédiatement consultable via une simple recherche par mot-clé, qu’il s’agisse du nom du fournisseur, du numéro de facture, ou d’une date spécifique.
Archivierung von Verträgen
Les contrats contiennent souvent des informations critiques qui doivent être facilement accessibles tout en étant sécurisées. Grâce à l’OCR, Zeendoc permet :
- Automatische Indizierung: Alle Schlüsselbegriffe des Vertrags, wie die Namen der Parteien, das Datum der Unterzeichnung oder spezielle Klauseln, werden automatisch indiziert.
- Vereinfachte Durch sicht: Sie können einen Vertrag in Sekundenschnelle finden, indem Sie einfach nach einem bestimmten Begriff oder einer wichtigen Klausel suchen, was besonders bei Prüfungen oder Verlängerungen hilfreich ist.
- Terminmanagement: Durch die Kombination von OCR mit anderen Funktionen von Zeendoc können Sie automatische Erinnerungen an wichtige Termine wie Vertragsverlängerungen einrichten und so das Risiko, eine Frist zu versäumen, verringern.
Verwaltung der eingehenden Post
Les courriers reçus par l’entreprise, qu’ils soient physiques ou numériques, peuvent être traités efficacement avec l’OCR de Zeendoc :
- Traitement automatisé : Les courriers scannés sont automatiquement analysés, les informations importantes sont extraites et peuvent être routées vers les bonnes personnes ou services au sein de l’entreprise.
- Verfolgung und Nachvollziehbarkeit: Jede Post wird indiziert und gespeichert, was ihre Verfolgung und die Verwaltung der erforderlichen Antworten oder Aktionen erleichtert.
Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!
Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.
Das Leben Zeendoc
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