Utiliser une GED est très simple. La numérisation d’un document papier se fait avec un téléphone ou une imprimante. On le retrouve via une barre de recherche, puis on peut travailler dessus en ligne, le partager grâce à des outils GED intégrés et gérer les droits des autres utilisateurs.
Intégrer des documents dans une GED
Pour intégrer un document papier dans un outil de GED (Gestion Électronique des Documents) en ligne, il suffit de le prendre en photo avec son téléphone via une application. La dématérialisation des documents avec un scanner permet de créer une copie pouvant posséder une valeur juridique égale au document original.
Les fichiers créés directement au format électronique peuvent être intégré immédiatement dans le logiciel par les utilisateurs. Le classement des documents par indexation dans le système informatique ainsi que leur stockage dans le SAE (Système d’Archivage Électronique) de la GED est automatique.
Travailler sur des fichiers dans une GED
Pour retrouver des documents, données ou informations dans des logiciels de GED, il suffit généralement d’utiliser une barre de recherche. L’utilisation de mots-clés simplifie la recherche documentaire. Selon le logiciel, les utilisateurs ont accès à plusieurs outils et solutions. Il peut s’agir de l’organisation automatique de documents selon leur contenu (devis, facture client). De plus, la vérification de la version des documents et la gestion des droits des utilisateurs est très facile.
Diffuser des documents à ses collaborateurs
Pour diffuser des documents au sein de son entreprise, il suffit de leur donner les droits d’accès au projet ou aux documents concernés via le logiciel de GED. Pour échanger des documents avec des clients ou des entreprises partenaires, différents outils sont intégrés à l’application d’ECM (Entreprise Content Management). Il peut s’agir d’une solution d’EDI (Échange de Données Informatisé), d’e-mail, de partage via le Cloud ou par voie postale.