Sign your documents electronically
Forget paper and manual tasks
Zeendoc allows you to send your documents by email and have them electronically signed by your customers from a computer, smartphone or tablet without any prior installation.
La signature électronique intégrée dans la solution GED Zeendoc à travers un tiers de confiance possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Electronic Signature: How does it work?
Sending, signing, tracking and management
L’envoi
From Zeendoc, select the document, enter the signatories and choose the sending mode, either simultaneously to all recipients or sequentially. You determine the validity period of the document and send.
Signature
Each signatory receives the contract by email with a secure link. They then access the document and can start the electronic signature process with a simple click from any device connected to the internet. After reviewing the entire document and validating it, an authentication code is sent by SMS to their mobile phone to guarantee their identity and electronically sign the document.
Tracking and management
Online tracking of signature statuses (pending, signed, or refused) per recipient allows you to be informed in real time of the progress of the file. Once the contract is signed by all recipients, it is automatically archived in Zeendoc.
The legal validity of signatures
En France, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. Elles garantissent l’intégrité d’un document
et permettent aussi d’en identifier l’auteur.
ZEENDOC electronic signature
Choosing the right signature level
eIDAS is the regulation on electronic identification and trust services for electronic transactions.
This regulation, implemented in 2016, classifies the security level of electronic signatures into 3 categories: Simple, Advanced, and Qualified.
For what type of unregulated documents?
How can electronic signatures cut costs?
L’adoption de la signature électronique représente une opportunité significative pour les entreprises souhaitant optimiser leurs coûts tout en améliorant leur efficacité opérationnelle. Grâce à cette technologie, il est possible de réaliser des économies substantielles à plusieurs niveaux :
- Élimination des coûts liés au papier : La signature électronique supprime la nécessité d’imprimer des documents, réduisant ainsi les dépenses en papier, encre et matériel d’impression.
- Réduction des frais d’affranchissement : Les documents n’ont plus besoin d’être envoyés par courrier postal, ce qui élimine les coûts d’envoi et accélère les délais de transmission.
- Diminution des coûts de stockage : En dématérialisant les documents, il n’est plus nécessaire de les archiver physiquement, ce qui permet de réaliser des économies sur l’espace de stockage et la gestion des archives.
- Gain de temps et de productivité : Les processus de signature sont accélérés, permettant de conclure des contrats ou d’approuver des documents en quelques minutes, réduisant ainsi les délais et les coûts associés aux retards.
Réduction des risques d’erreurs et de fraudes : La signature électronique renforce la sécurité et la traçabilité des transactions, diminuant les risques d’erreurs, de fraudes et de pertes de documents, ce qui se traduit par des économies supplémentaires.
Electronic signature: what OTHER benefits?
Certification, dématérialisation,
économies, simplification, …
Send, have signed, and archive your documents securely with our DMS solution.
FAQ : ELECTRONIC SIGNATURE
Finally, fully exploit your company information!
Take advantage of Zeendoc, the EDM solution for VSEs/SMEs