The Scan Center digitizes and enhances the data found on your documents, allowing you to quickly find and share them permanently.
L’utilisation du numérique s’avère aujourd’hui indispensable pour toute entreprise. Numériser ses documents originaux est d’ailleurs un véritable enjeu au même titre que la dématérialisation. En plus d’assurer la conservation des archives et des dossiers en cours, cela facilite leur organisation, ainsi que le partage des informations en ligne. Découvrez comment gagner en efficacité en utilisant le service de numérisation proposé par le Scan Center !
Digitizing paper documents
What are the benefits for a company?
Avec l’avènement du numérique, les entreprises délaissent progressivement le tout papier pour se tourner vers la dématérialisation. Même si de nouvelles mesures sont prises, elles se confrontent toutefois à la difficile gestion des archives. Pour sécuriser vos documents originaux, gagner en efficacité et libérer de l’espace de stockage physique, des solutions de numérisation telles que Scan Center existent !
Numériser votre document signifie que vous créez une reproduction du support initial au format numérique. Les outils utilisés transforment le signal analogique du document en un signal numérique. Le fichier informatique obtenu peut alors être lu par un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Particulièrement fidèle, ce système de conversion s’adapte autant aux textes manuscrits et dactylographiés qu’aux images, et ce, peu importe leurs dimensions. Les données peuvent ensuite se transmettre par voie électronique, facilitant ainsi le partage d’information.
Numériser ses documents d’entreprise avec Scan Center quels avantages ?
Dans un monde où la culture du numérique bat son plein, la numérisation participe activement à l’adaptation des entreprises et répond à plusieurs objectifs. Faire le choix d’une solution comme Scan Center vous assure une transition rapide et se révèle particulièrement bénéfique sur le long terme. Nous vous en dévoilons les principaux avantages.
Réduction des coûts de stockage et d’impression de vos documents et archives
L’archivage papier demande énormément de ressources : un espace où stocker les documents, des frais d’impression et une organisation sans faille afin de s’y retrouver. Avec une solution telle que Scan Center, la conservation de vos dossiers n’aura jamais été aussi simple. Après avoir été numérisés, ceux-ci sont disponibles sur un support numérique et n’encombrent plus vos locaux. Nous fournissons une copie fidèle et prenons en charge tous les formats : A4, A3, grandes dimensions, plans cadastraux, plans techniques, etc.
Faire le choix de la numérisation, c’est aussi contribuer à l’environnement ! À l’instar de la dématérialisation, vous n’avez plus besoin d’imprimer systématiquement. Ainsi, vous économisez non seulement de l’espace, mais également des fournitures (encre, feuilles blanches, boîtes d’archives, matériel d’impression, etc.).
Securing digital files with an infinite retention period
Some administrative documents must be carefully kept for several years, including some originals. The legal retention periods vary depending on the type of document. By using Scan Center's digitization service, you preserve your files and information. They are saved indefinitely on the physical media of your choice (removable disk, USB key).
Pour davantage de sécurité, vous avez également la possibilité de sauvegarder vos données numériques sur le cloud avec notre solution de gestion documentaire (GED) Zeendoc. Ce portail s’avère d’autant plus intéressant qu’il vous permet de consulter vos fichiers à tout moment sur ordinateur, smartphone et tablette.
Optimisation de votre archivage électronique et recherche d’information facilitée
La numérisation favorise grandement l’archivage électronique des documents et données numériques. En plus de numériser vos dossiers sous forme de copie fidèle, notre équipe réalise l’indexation et l’océrisation (OCR) de tous vos fichiers. L’OCR consiste à effectuer une reconnaissance optique de caractères. Lors de ces étapes de post-traitement, nous respectons scrupuleusement votre système de classement. La recherche d’information s’en trouve grandement facilitée, d’autant plus que vous pouvez faire une requête par code ou mot-clé avec l’outil informatique.
Nous nous engageons à réaliser un traitement express de vos travaux après étude de votre projet et de vos objectifs. Oubliez la recherche fastidieuse parmi une multitude de dossiers. Avec nos solutions sur mesure, vos collaborateurs gagnent un temps précieux qu’ils peuvent consacrer à leur cœur de métier.
Amélioration du partage d’information et de la collaboration en ligne
Diffuser des documents imprimés ou écrits se révèle parfois un vrai parcours du combattant. Entre les délais postaux, le risque d’égarer les documents et la nécessité de se déplacer pour les récupérer, vos clients et vos collaborateurs ont tout intérêt à passer à la dématérialisation. Une fois disponible dans un format numérique, un document professionnel se transmet facilement et rapidement par voie électronique (e-mail, lien de téléchargement, dossier partagé). En plus, il se conserve jusqu’à suppression. De cette manière, vous optimisez le partage d’information au sein de la société.
Après avoir numérisé et classé vos archives, Scan Center peut aussi mettre vos données à disposition sur un outil de GED. Nous vous recommandons d’ailleurs notre solution d’archivage numérique Zeendoc. Vos informations seront ainsi stockées en ligne de façon sécurisée. Vos collaborateurs pourront les exploiter et les consulter à tout moment.
Entrust your document digitization project to Scan Center: the steps
L’équipe de Scan Center vous accompagne tout au long de votre projet de numérisation, de l’analyse de vos objectifs à la validation de l’échantillonnage. Lorsque vous faites appel à nos services, nous entamons un processus en plusieurs étapes :
- Contact, analysis, and development of the specifications;
- Retrait des archives papier directement au sein de l’entreprise ;
- Processus de numérisation et d’indexation des documents ;
- Provision of data on a digital medium;
- Validation de l’échantillonnage et restitution des originaux.
For nearly 20 years, Scan Center has provided customized service to businesses. In our 1,000 m² workshop, fully equipped with state-of-the-art equipment, we are able to to digitize all types of documents, regardless of their format, quantity, and condition. We are also committed to processing your work quickly.
En faisant ce pas nécessaire vers la dématérialisation, vous optimisez et simplifiez considérablement la façon de gérer votre archivage et vos documents professionnels. Vous économisez également de nombreuses ressources au quotidien. N’hésitez donc pas à faire appel à notre service de numérisation.
Finally, fully exploit your company information!
Leverage the performance of digitization for VSEs/SMEs