Das Scan Center digitalisiert und verwertet die Daten, die sich auf Ihren Dokumenten befinden, und ermöglicht es Ihnen, diese schnell zu finden und jederzeit mit anderen zu teilen.
L’utilisation du numérique s’avère aujourd’hui indispensable pour toute entreprise. Numériser ses documents originaux est d’ailleurs un véritable enjeu au même titre que la dématérialisation. En plus d’assurer la conservation des archives et des dossiers en cours, cela facilite leur organisation, ainsi que le partage des informations en ligne. Découvrez comment gagner en efficacité en utilisant le service de numérisation proposé par le Scan Center !
Das Scannen von Papierdokumenten
wie interessant ist das für ein Unternehmen?
Avec l’avènement du numérique, les entreprises délaissent progressivement le tout papier pour se tourner vers la dématérialisation. Même si de nouvelles mesures sont prises, elles se confrontent toutefois à la difficile gestion des archives. Pour sécuriser vos documents originaux, gagner en efficacité et libérer de l’espace de stockage physique, des solutions de numérisation telles que Scan Center existent !
Numériser votre document signifie que vous créez une reproduction du support initial au format numérique. Les outils utilisés transforment le signal analogique du document en un signal numérique. Le fichier informatique obtenu peut alors être lu par un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Particulièrement fidèle, ce système de conversion s’adapte autant aux textes manuscrits et dactylographiés qu’aux images, et ce, peu importe leurs dimensions. Les données peuvent ensuite se transmettre par voie électronique, facilitant ainsi le partage d’information.
Numériser ses documents d’entreprise avec Scan Center quels avantages ?
Dans un monde où la culture du numérique bat son plein, la numérisation participe activement à l’adaptation des entreprises et répond à plusieurs objectifs. Faire le choix d’une solution comme Scan Center vous assure une transition rapide et se révèle particulièrement bénéfique sur le long terme. Nous vous en dévoilons les principaux avantages.
Réduction des coûts de stockage et d’impression de vos documents et archives
L’archivage papier demande énormément de ressources : un espace où stocker les documents, des frais d’impression et une organisation sans faille afin de s’y retrouver. Avec une solution telle que Scan Center, la conservation de vos dossiers n’aura jamais été aussi simple. Après avoir été numérisés, ceux-ci sont disponibles sur un support numérique et n’encombrent plus vos locaux. Nous fournissons une copie fidèle et prenons en charge tous les formats : A4, A3, grandes dimensions, plans cadastraux, plans techniques, etc.
Faire le choix de la numérisation, c’est aussi contribuer à l’environnement ! À l’instar de la dématérialisation, vous n’avez plus besoin d’imprimer systématiquement. Ainsi, vous économisez non seulement de l’espace, mais également des fournitures (encre, feuilles blanches, boîtes d’archives, matériel d’impression, etc.).
Sichere digitale Dateien mit unendlicher Aufbewahrungsdauer
Bestimmte Verwaltungsdokumente müssen mehrere Jahre lang sorgfältig aufbewahrt werden, darunter auch einige Originale. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Art des Dokuments. Wenn Sie den Scan-Service von Scan Center in Anspruch nehmen, bewahren Sie Ihre Akten und Informationen. Sie werden auf unbestimmte Zeit auf physischen Datenträgern Ihrer Wahl (Wechselplatte, USB-Stick) gespeichert.
Pour davantage de sécurité, vous avez également la possibilité de sauvegarder vos données numériques sur le cloud avec notre solution de gestion documentaire (GED) Zeendoc. Ce portail s’avère d’autant plus intéressant qu’il vous permet de consulter vos fichiers à tout moment sur ordinateur, smartphone et tablette.
Optimisation de votre archivage électronique et recherche d’information facilitée
La numérisation favorise grandement l’archivage électronique des documents et données numériques. En plus de numériser vos dossiers sous forme de copie fidèle, notre équipe réalise l’indexation et l’océrisation (OCR) de tous vos fichiers. L’OCR consiste à effectuer une reconnaissance optique de caractères. Lors de ces étapes de post-traitement, nous respectons scrupuleusement votre système de classement. La recherche d’information s’en trouve grandement facilitée, d’autant plus que vous pouvez faire une requête par code ou mot-clé avec l’outil informatique.
Nous nous engageons à réaliser un traitement express de vos travaux après étude de votre projet et de vos objectifs. Oubliez la recherche fastidieuse parmi une multitude de dossiers. Avec nos solutions sur mesure, vos collaborateurs gagnent un temps précieux qu’ils peuvent consacrer à leur cœur de métier.
Amélioration du partage d’information et de la collaboration en ligne
Diffuser des documents imprimés ou écrits se révèle parfois un vrai parcours du combattant. Entre les délais postaux, le risque d’égarer les documents et la nécessité de se déplacer pour les récupérer, vos clients et vos collaborateurs ont tout intérêt à passer à la dématérialisation. Une fois disponible dans un format numérique, un document professionnel se transmet facilement et rapidement par voie électronique (e-mail, lien de téléchargement, dossier partagé). En plus, il se conserve jusqu’à suppression. De cette manière, vous optimisez le partage d’information au sein de la société.
Après avoir numérisé et classé vos archives, Scan Center peut aussi mettre vos données à disposition sur un outil de GED. Nous vous recommandons d’ailleurs notre solution d’archivage numérique Zeendoc. Vos informations seront ainsi stockées en ligne de façon sécurisée. Vos collaborateurs pourront les exploiter et les consulter à tout moment.
Beauftragen Sie Scan Center mit dem Scannen von Dokumenten: die Schritte
L’équipe de Scan Center vous accompagne tout au long de votre projet de numérisation, de l’analyse de vos objectifs à la validation de l’échantillonnage. Lorsque vous faites appel à nos services, nous entamons un processus en plusieurs étapes :
- Kontaktaufnahme, Analyse und Erstellung des Pflichtenhefts;
- Retrait des archives papier directement au sein de l’entreprise ;
- Processus de numérisation et d’indexation des documents ;
- Bereitstellung der Daten auf einem digitalen Datenträger ;
- Validation de l’échantillonnage et restitution des originaux.
Seit fast 20 Jahren bietet Scan Center Unternehmen einen maßgeschneiderten Service. In unserer 1000 m² großen, vollständig mit modernsten Geräten ausgestatteten Werkstatt sind wir in der Lage, alle Arten von Dokumenten zu scannen, unabhängig von Format, Menge und Zustand. Wir verpflichten uns außerdem, Ihre Aufträge schnell zu bearbeiten.
En faisant ce pas nécessaire vers la dématérialisation, vous optimisez et simplifiez considérablement la façon de gérer votre archivage et vos documents professionnels. Vous économisez également de nombreuses ressources au quotidien. N’hésitez donc pas à faire appel à notre service de numérisation.
Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!
Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit des Scannens für Klein- und Mittelbetriebe