Erleichtern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation in Ihrem Unternehmen mit der Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in Zeendoc. Als echte kollaborative DMS teilen Sie Ihre Dokumente mit nur einem Klick.
Que vous souhaitiez partager un document avec un collègue, un client ou un partenaire externe, Zeendoc vous facilite la tâche. Sélectionnez simplement le document que vous souhaitez partager, définissez les droits d’accès et envoyez le lien.
C’est aussi simple que ça !
Verbesserung der Zusammenarbeit
Facilitez le travail d’équipe en partageant facilement des documents avec vos collaborateurs.
Effektive Kommunikation
Teilen Sie kritische Informationen mit den relevanten Interessengruppen, sowohl intern als auch extern.
Zeitersparnis und Produktivität
Éliminez les recherches fastidieuses d’e-mails et les versions multiples de documents.
Verstärkte Sicherheit
Schützen Sie Ihre sensiblen Daten mit robusten Sicherheitsfunktionen.
Verfolgung und Nachvollziehbarkeit
Suivez l’activité de partage de vos documents et assurez une collaboration transparente.
Automatisierung für eine reibungslosere Verwaltung
Le publipostage automatisé proposé par Zeendoc est l’allié parfait pour toute organisation cherchant à optimiser la création de documents en grande quantité. Grâce à une combinaison d’automatisation, de personnalisation et de gestion centralisée, cette fonctionnalité améliore la productivité, limite les erreurs et permet de gagner un temps considérable dans le partage de documents en entreprise. Que vous représentiez une mairie, une entreprise, un syndic ou une association, Zeendoc vous propose des outils performants pour automatiser vos tâches documentaires et vous concentrer sur ce qui compte vraiment : votre activité.
Lassen Sie sich nicht länger von sich wiederholenden Aufgaben bremsen. Entscheiden Sie sich für das automatisierte Direktmailing von Zeendoc und bringen Sie noch heute frischen Wind in Ihr Dokumentenmanagement!
1. Erhebliche Zeitersparnis
Au lieu de créer des documents un par un, le publipostage automatisé permet de générer une quantité importante de documents en quelques minutes. Que ce soit pour envoyer des factures, des notifications, ou des invitations, cette fonctionnalité évite les tâches répétitives chronophages, permettant ainsi aux entreprises de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Cette automatisation réduit aussi le risque d’erreurs et assure une rapidité d’exécution impressionnante.
4. Reduzierung manueller Fehler
En centralisant la gestion des données dans un fichier Excel, Zeendoc limite considérablement les risques d’erreurs humaines. Les informations sont directement extraites du fichier et insérées automatiquement dans les documents, sans nécessiter de saisie manuelle. Ce processus élimine les erreurs courantes comme des fautes de frappe ou des omissions, et garantit la cohérence des données sur l’ensemble des documents générés.
2. Schnelle und einfache Anpassung
Un des principaux atouts du publipostage automatisé est sa capacité à personnaliser chaque document à partir d’un simple fichier Excel. Zeendoc se charge de remplir automatiquement les champs personnalisés du document avec les informations propres à chaque destinataire, qu’il s’agisse de noms, adresses, numéros de facture ou autres. Cette flexibilité permet de créer des communications sur mesure, tout en conservant un format standardisé pour les documents.
3. Optimierte Organisation
La gestion des documents générés ne s’arrête pas à leur création. Zeendoc prend en charge l’organisation et l’indexation des documents en fonction de critères prédéfinis. Chaque fichier peut être automatiquement nommé et classé dans les bons dossiers, selon les besoins de l’utilisateur. Ainsi, toute l’information est centralisée et facilement accessible, ce qui optimise considérablement le temps de recherche et de traitement des documents.
5. Verstärkte Sicherheit
Zeendoc legt besonderen Wert auf Datensicherheit. Der Direktmailing-Prozess ist vollständig gesichert und garantiert, dass die sensiblen Informationen der Empfänger, wie z. B. ihre Adressen oder Finanzinformationen, in jeder Phase geschützt sind. Diese Sicherheit ist ein großer Vorteil für Unternehmen und Organisationen, die mit persönlichen oder vertraulichen Daten umgehen.
Édition de documents en ligne: Collaboration simultanée sur des documents avec d’autres utilisateurs, sans avoir à télécharger les fichiers.
Intégration avec Office 365: Utilisation d’outils familiers comme Word, Excel et PowerPoint pour éditer des documents stockés dans la GED..
Einhaltung von Vorschriften: Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Anforderungen an die Dokumentenverwaltung.
Accessibilité depuis n’importe quel appareil: Consultation et modification de documents depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Sichere Freigabe: Kontrolle des Zugriffs auf Dokumente und Festlegen von Berechtigungen für jeden Nutzer.
Automatisation des workflows: Création de processus automatisés pour des tâches récurrentes, comme l’approbation de documents.
Erweiterte Suchfunktionen: Schnelle Suche nach Dokumenten nach Namen, Schlüsselwörtern, Metadaten etc.
Zeendoc mit Chorus Pro verbunden
Chorus Pro ist seit 2017 ein System für die elektronische Rechnungsstellung an staatliche Stellen, Gebietskörperschaften und Unternehmen.
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft alle öffentlichen Einrichtungen und insbesondere alle Gebietskörperschaften. Alle Rechnungen, die von ihren Lieferanten ausgestellt werden, müssen seit 2020 in elektronischer Form vorliegen. Mit einem automatisierten Zugang zum Portal chorus prokönnen lokale Behörden und andere öffentliche Einrichtungen effizient an den verschiedenen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der öffentlichen Auftragsvergabe arbeiten.
Senden Sie Ihre elektronischen Rechnungen direkt von Zeendoc an Chorus Pro
Avec la solution Zeendoc, gérez la dématérialisation des factures et l’automatisation de l’envoi depuis une seule interface. En quelques clics, vous diffusez instantanément toutes vos factures vers le portail chorus pro.
- Automatisches Einlesen und Ablegen von Dokumenten im PDF-Format
- Verwaltung der Zugriffsrechte und des Versands von Rechnungen
- Möglichkeit, verlinkte Dokumente als Anhänge zu versenden
- Nachvollziehbarkeit von Einzahlungsnachweisen
- Bessere Bearbeitungs- und Zahlungsfristen für Lieferantenrechnungen
- Elektronisch an den Staat übermittelte Rechnungen
- Archivierung: Rechnungen, die dauerhaft und integer aufbewahrt werden
- Reduzierung des Kohlenstoff-Fußabdrucks
VERFOLGEN SIE DIE BEARBEITUNG IHRER RECHNUNG DIREKT AUS ZEENDOC HERAUS
Verfolgen Sie die Bearbeitung Ihrer Rechnung/Gutschrift direkt aus der Zeendoc-Lösung heraus, und zwar ohne sich in Ihren Chorus Pro-Bereich einloggen zu müssen.
Der Status Ihrer Rechnung wird in Zeendoc automatisch aktualisiert, sobald eine Änderung des aktuellen Status Ihrer Rechnung in Chorus Pro vorgenommen wird.
Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!
Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.
Das Leben Zeendoc
Neuheiten, Tipps: Alles, was Sie über die Hintergründe von Zeendoc wissen müssen.
