Vereinfachen Sie Ihren Austausch
Zeendoc transforme la manière dont votre entreprise gère ses documents. Grâce à Zeendoc, simplifiez et digitalisez les interactions avec vos clients. Fini le temps perdu à chercher des documents papier ou à s’inquiéter de leur sécurité. Zeendoc vous offre une plateforme sécurisée où chaque document est instantanément accessible, partout, et lié à tous les documents de support nécessaires.
AUTOMATISIEREN SIE IHRE PROZESSE
Notre système ne se limite pas à la simple dématérialisation. Zeendoc automatise également le traitement de vos factures clients. Dès qu’une facture est déposée dans notre système, elle est dématérialisée, classée et associée automatiquement aux documents connexes. Cette fonctionnalité garantit non seulement un gain de temps considérable mais réduit également les risques d’erreur humaine, rendant vos processus financiers plus fiables et efficaces.
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Avec Zeendoc, la distribution de vos documents dématérialisés devient un jeu d’enfant. Que ce soit par email, via Chorus (le portail public de facturation en France), ou même par courrier postal, Zeendoc assure une distribution instantanée de toutes vos factures, tout en associant automatiquement les documents relatifs si nécessaire. Cette flexibilité permet à votre entreprise d’adapter ses méthodes de distribution en fonction des préférences de chaque client, améliorant ainsi la satisfaction client.
Integration der Buchhaltung
Zeendoc va au-delà de la simple dématérialisation en automatisant également la saisie comptable et le rapprochement de vos factures. Notre système s’intègre parfaitement à votre logiciel comptable, facilitant l’import et export des données, l’automatisation du découpage comptable et de la saisie, ce qui réduit le temps passé sur la gestion comptable et augmente l’exactitude de vos données financières.
Digitalisierung VON DOKUMENTEN UND SIGNATUREN
La dématérialisation des documents représente une révolution dans la gestion documentaire des entreprises, permettant une simplification, une accélération des processus, et une meilleure sécurité des documents critiques. Cette transformation numérique concerne une variété de documents d’entreprise, notamment les contrats, les factures, les bulletins de paie, et les notes de frais. Voici comment la dématérialisation apporte des avantages spécifiques à chaque type de document.
Digitalisierung von Verträgen
La dématérialisation et la signature électronique des contrats offrent une méthode rapide et sécurisée pour conclure des accords. Les entreprises peuvent ainsi réduire considérablement le temps nécessaire à la négociation, à la signature et à l’archivage des contrats. Cela permet non seulement d’accélérer les transactions commerciales mais aussi de garantir une meilleure traçabilité et intégrité des documents signés. La centralisation de la gestion des contrats sur une plateforme unique facilite également leur suivi et leur révision, optimisant la gestion contractuelle
Digitalisierung von Rechnungen
Pour les factures, la dématérialisation simplifie la création, l’envoi et le suivi, tout en assurant une conformité légale. Elle permet une gestion plus efficace des flux de trésorerie grâce à une meilleure visibilité sur les paiements entrants et sortants. De plus, l’archivage électronique des factures aide à respecter les obligations légales en matière de conservation des documents financiers, tout en facilitant leur accès lors des audits
Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen
La dématérialisation des bulletins de paie avec Zeendoc contribue à une distribution plus sûre et plus rapide aux employés, tout en réduisant les coûts liés à l’impression et à l’envoi postal. Elle offre également un meilleur respect de la confidentialité des informations personnelles. Les employés bénéficient d’un accès facile et sécurisé à leurs bulletins de paie, favorisant ainsi une meilleure transparence et une gestion autonome de leurs documents personnels.
Digitalisierung von Reisekostenabrechnungen
En dématérialisant les notes de frais, les entreprises automatisent le processus de soumission, d’approbation et de remboursement, réduisant les délais et minimisant les erreurs. Cela permet une gestion plus efficiente des dépenses, une meilleure visibilité sur les coûts et une simplification de la comptabilité. La dématérialisation des notes de frais facilite également le respect des politiques d’entreprise et des normes comptables.
Digitalisierung von Gutscheinen und Zetteln
La dématérialisation s’étend également aux bons de commande et aux bordereaux de livraison, éléments cruciaux dans la gestion des opérations d’achat et de distribution. En adoptant une approche numérique pour ces documents, les entreprises bénéficient d’une meilleure synchronisation entre les départements d’achat, de stockage, et de logistique, facilitant ainsi le suivi précis des commandes depuis leur initiation jusqu’à la livraison.
LES Andere Arten von Dokumenten
La dématérialisation avec Zeendoc permet de dématérialiser l’ensemble des documents d’entreprise qui sont essentiels au fonctionnement quotidien des entreprises, tels que les rapports internes, les dossiers de projet, les correspondances avec les clients, et les manuels de procédures. En convertissant ces documents en formats numériques, les entreprises bénéficient d’une organisation et d’une accessibilité accrues, tout en renforçant la collaboration et la communication au sein des équipes.
En éliminant le besoin de présence physique pour l’accès aux documents et en simplifiant les processus d’approbation et de collaboration, la dématérialisation favorise une culture de travail flexible et réactive, essentielle pour les entreprises qui cherchent à rester compétitives dans un monde de plus en plus numérisé. Dernière exemple, avec Zeendoc, les employés peuvent prendre en photo leurs notes de frais sur leur smartphone avec l’application Zeendoc et soumettre leurs notes de frais en ligne, où elles sont automatiquement examinées et approuvées, simplifiant le remboursement et réduisant les délais.
Digitalisierung der Kundenakte
Unterzeichnung von Verträgen, Erfassung zusätzlicher Elemente in der Kundenakte, Bearbeitung von Rechnungen, Ablage von Daten, Suche und Verknüpfung mit anderen Dokumenten im Kundenzyklus, Verwaltung von Sendungen, Kontrolle von Zahlungen, Streitigkeiten.
Diese Aufgaben sind zeitraubend für Ihr Unternehmen. Mit Zeendoc können Sie die für diese Vorgänge aufgewendete Zeit drastisch reduzieren.
AUTOMATISCHE ERFASSUNG UND ABLAGE IHRER DOKUMENTE
Ihre Vertriebs- und Finanzabteilungen werden Zeit sparen. Sobald die Dokumente in Zeendoc abgelegt sind, werden sie von unserem Tool dank seiner Erkennungstechnologie automatisch klassifiziert, ohne dass der Benutzer weiter eingreifen muss. Die Anwendung liest und merkt sich den gesamten Inhalt der Dokumente (so dass Sie nach jedem Wort oder Satz in Ihren Dokumenten suchen können), das Dokument wird automatisch nach den verschiedenen von Ihnen festgelegten Kriterien klassifiziert.
Dokumentarische und geteilte Datenbank
Le même niveau d’information, notamment avec la complétude des dossiers pour vérifier la présence de tous les documents d’un dossier. Zeendoc se charge de rapprocher et de créer un lien entre les éléments qui constituent un même dossier (bon de commande, BL, …). Vos commerciaux, ADV…ont tous accès à la même information.
BACKUP UND SICHERHEIT
Bei der Einreichung in Zeendoc wird jedes Dokument mit einem Zeitstempel versehen und archiviert, um seine Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Das Dokument wird im PDF/A-Format dupliziert und in seiner Originalversion aufbewahrt. Die Nutzer greifen auf eine Kopie des Dokuments zu. Unabhängig von den durchgeführten Aktionen wird das innerhalb von Zeendoc gespeicherte Original nicht beeinträchtigt.
DIE ELEKTRONISCHE SIGNATUR
Von Zeendoc aus wählen Sie das Dokument aus und entscheiden, ob Sie es gleichzeitig oder nacheinander versenden möchten. Sie legen die Gültigkeitsdauer des Dokuments fest und versenden es. Jeder Unterzeichner erhält den Vertrag per E-Mail mit einem sicheren Link.
Nachdem das Dokument vollständig eingesehen und bestätigt wurde, wird ein Authentifizierungscode per SMS an das Handy des Unterzeichners gesendet, um seine Identität zu garantieren und das Dokument elektronisch zu unterzeichnen. Eine Online-Überwachung des Unterzeichnungsstatus (anstehend, unterzeichnet oder abgelehnt) pro Empfänger ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit über den Fortschritt der Akte informiert zu werden.
Sobald der Vertrag von allen Empfängern unterzeichnet wurde, wird er automatisch in Zeendoc archiviert.
Die handschriftliche digitale Unterschrift auf Tablets und Smartphones
“Signez facilement de manière digitale”, où que vous soyez et à tout moment, des documents non réglementés comme les bons de livraison, ordres de réparation. Plus de pertes de documents ou de temps, l’information est immédiatement transmise à votre entreprise et permet de facturer rapidement.
Die elektronische Signatur von Kundenrechnungen
Elektronische Rechnungen können mit einem RGS**-Zertifikat signiert werden, bevor sie an Ihre Kunden versendet und 10 Jahre lang in einem elektronischen Tresor mit Beweiswert archiviert werden. Sie übermitteln Ihre papierlosen Rechnungen über einen sicheren Zugang konform, einfach und schnell an Ihre Kunden. Mit der Verwendung einer elektronischen Signatur müssen Sie keine Kontrollen einrichten, die den Prüfpfad sicherstellen.
Bei der Einreichung und dem Versand einer elektronischen Rechnung wird das Format Rechnung-x von Zeendoc berücksichtigt. Dieses gemischte Format ist eine lesbare Rechnung im PDF-Format für die klassische Verarbeitung durch einen Benutzer und eine strukturierte XML-Datei, die alle wesentlichen Daten enthält, die es den Informationssystemen ermöglichen, einen automatisierten Kontenabgleich vorzunehmen. Dieses System wird Ihre internationalen Transaktionen erleichtern, indem es Sprachbarrieren überwindet.
Circuit de validation et piste d’audit fiable
Sie können einen Umlaufprozess einrichten, der die Freigabe durch die zuständigen Personen erleichtert. Sie können Ihre Dokumente auch kommentieren und Warnmeldungen oder Mahnungen einrichten, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Rechnungsstellung zu beschleunigen.
Sie behalten die Kontrolle über Ihre Dokumente durch die Verwaltung von Zugriffs- oder Aktionsrechte Ihrer Mitarbeiter.
La piste d’audit fiable
Sie haben die Garantie, einen "zuverlässigen Prüfpfad" zu liefern, die gesetzliche Voraussetzung für die Digitalisierung. Wenn Sie die Rechnung in Zeendoc ablegen, wird sie entmaterialisiert, klassifiziert und mit allen Dokumenten, die sie belegen, verknüpft. Mit einem Klick können Sie die Transaktion nachvollziehen und belegen (Angebot, Bestellschein, Lieferschein. So schaffen Sie eine chronologische Verknüpfung des Rechnungsvorgangs, einen "zuverlässigen Prüfpfad", der Ihrem elektronischen Rechnungsversand Rechtsgültigkeit verleiht.
Indem Zeendoc Ihrer Rechnung einen einzigartigen digitalen Fingerabdruck zuweist und jeden Vorgang der Einreichung und des elektronischen Versands des Dokuments mit einem Zeitstempel versieht, garantiert es die Integrität und Authentizität Ihrer Rechnung und erzeugt gleichzeitig eine dauerhafte pdf/A-Version.
Kundenhistorie und -betreuung
Die sichere Übertragung ermöglicht eine optimale Nachvollziehbarkeit des Versands und der Abrufe. aber auch die Möglichkeit, Warnmeldungen zu erstellen, um die Bearbeitung von Rechnungen, die versendet, nicht empfangen oder nicht abgerufen wurden, in Echtzeit zu verfolgen. Mit wenigen Klicks haben Sie einen sofortigen Überblick über Ihre Situation gegenüber Ihren Kunden. Ihr Austausch und die Bearbeitungszeiten mit ihnen verbessern sich dank der automatisierte Bearbeitung Ihrer Rechnungen. Sie verringern Ihr Risiko, Fehler zu machen oder Rechnungen zu vergessen.
AUTOMATISCHE SICHERUNG, WIEDERGABE UND ABLAGE
Die Sicherung und Sicherheit Ihrer Dokumente: Bei der Ablage in Zeendoc wird jedes Dokument mit einem Zeitstempel versehen, verschlüsselt und archiviert, um seine Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Es wird im PDF/A-Format dupliziert, so dass unabhängig von den Aktionen, die ein Benutzer mit der Kopie des Dokuments durchführt, das in Zeendoc gespeicherte Original nicht beeinträchtigt wird.
Automatisches Lesen und Ordnen: Die relevanten Informationen (Lieferant, Datum, Beträge, Referenz...) werden automatisch gelesen und das Dokument wird nach dem Lieferanten oder nach verschiedenen von Ihnen festgelegten Kriterien geordnet.
Validierungskreislauf: Sie können Lieferantendokumente kommentieren, einen Umlauf- oder Validierungsprozess für die betroffenen Personen einrichten, Mahn- oder Zahlungswarnungen erstellen. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Dokumente, indem Sie die Zugriffsrechte und Rollen Ihrer Mitarbeiter verwalten (Einsichtnahme, Herunterladen, Validierung, Löschen usw.). Eine vollständige Historie pro Dokument ermöglicht es Ihnen, die für das Dokument durchgeführten Aktionen einzusehen.
GATEWAY UND EXPORT VON BUCHUNGEN IN IHRE ERP
Keine doppelte Eingabe mehr, eine automatische Kontierung wird gemäß Ihrem Kontenplan vorgeschlagen, dann werden die Buchungen in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert, im angepassten Format.
Vor dem Import der Datei schlägt Zeendoc automatisch vor, :
Die Lösung DMS Zeendoc ist mit 98% der auf dem Markt befindlichen Buchhaltungssoftware kompatibel (Liste nicht erschöpfend).
LE PROCURE-TO-PAY : de l’achat au paiement
Également connu sous la dénomination Purchase to Pay, désigne le flux d’activité d’une entreprise s’étendant de la demande d’achat jusqu’au paiement de la facture fournisseur associée.
Zeendoc verwaltet die wichtigsten Phasen der Digitalisierung und Automatisierung des Einkaufsprozesses.
DAS FORMULAR FÜR EINE KAUFANFRAGE UND DIE ERSTELLUNG EINES BESTELLSCHEINS
Zeendoc simplifie votre processus de demandes d’achats en intégrant un formulaire entièrement personnalisable avec votre logo, votre tampon, ou encore vos CGA. Vous pouvez pré-enregistrer plusieurs sites de facturations et de livraisons, le ou les responsables de validation, ainsi que vos divers fournisseurs.
Une fois la demande d’achat complétée, Le valideur est alerté sur son tableau de bord d’une demande d’achat à valider. Il lui suffit ensuite d’apposer un tampon “valider” ou “refuser” Dès la demande d’achat validée, elle est automatiquement transformée en bon de commande.
Anschließend können Sie Ihren Bestellschein sofort direkt aus Zeendoc an Ihre Lieferanten senden und den Empfang und das Lesen verfolgen.
DIE VERKNÜPFUNG VON DOKUMENTEN
Zeendoc analysiert und erkennt die gemeinsamen Daten der Dokumente, um einen Ordner zu erstellen, in dem alle Informationen zu einer Rechnung (Angebot, Bestellschein, Lieferschein ...) zusammengefasst werden.
DEN VERGLEICH VON FUSSNOTENBETRÄGEN ZWISCHEN VERKNÜPFTEN DOKUMENTEN
Zeendoc erleichtert die Überprüfung und Validierung von Rechnungen, indem es mit wenigen Klicks erkennt, ob die Beträge zwischen einer Bestellung und der verknüpften Rechnung übereinstimmen.
GENERIERUNG VON SEPA-DATEIEN
Sobald die Rechnungen validiert sind, generiert Zeendoc eine Datei im SEPA-Format, die Sie in Ihre Zahlungssoftware oder auf Ihre Bankseite importieren können, um die Überweisungen an Ihre Lieferanten auszulösen.
Digitalisierung von Rechnungen und ihre Vorteile
Mit einem einzigartigen Erfassungs-, Ablage- und Suchsystem bietet die Digitalisierung viele Vorteile bei der Verarbeitung von Lieferdokumenten. Es gibt viele Vorteile, ein DMS für die Verwaltung von Rechnungen zu verwenden, unten , 7 Beispiele für Vorteile für Unternehmen :
Die Verarbeitung von Lieferdokumenten wird durch unsere Software zur Digitalisierung von Lieferantenrechnungen verbessert.
Digitalisierung der HR-Akte
Die Digitalisierung ist unumgänglich und modernisiert das Unternehmen. Sie ist sowohl auf organisatorischer Ebene als auch auf der Beziehungsebene zwischen Arbeitnehmern und Personalabteilung von Nutzen, ganz zu schweigen von den Kosteneinsparungen, die ein solches Projekt mit sich bringt.
Warum sollten Sie Ihre HR-Prozesse digitalisieren ?
DIE RH-ANHÄNGE DOKUMENTE
Mit Zeendoc können Sie dem Arbeitnehmer in seinem persönlichen Safe alle HR-Dokumente verteilen, die sich auf seine Laufbahn im Unternehmen beziehen.
Verbessern Sie die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter, indem Sie ihnen eine umfassende und zuverlässige Lösung für die Digitalisierung anderer persönlicher Dokumente bieten.
Der persönliche Tresor eines jeden Mitarbeiters ermöglicht es ihm, die papierlosen Dokumente, die Sie ihm über Zeendoc geschickt haben, schnell zu finden. Er greift sicher und jederzeit über ein Smartphone oder einen Computer darauf zu.
Eine Garantie für die Beschäftigten, dass sie langfristig alle ihre nützlichen Geschäftsunterlagen wiederfinden.
Einige Beispieldokumente :
- Arrivée du salarié : promesse d’embauche, entretien individuel, entretien de formation etc.
- Vie profesionnelle : bulletin de salaire, relevés d’heures, ordre de mission etc.
- Karrierebegleitung: Zusatzvereinbarung, Einzelgespräch, Ausbildungsgespräch usw.
- Austritt des Arbeitnehmers: Saldo aller Konten, Arbeitsbescheinigung, Bescheinigung der Arbeitsagentur etc.
LES AVANTAGES DE LA DÉMAT’
Über die Digitalisierung und digitaleArchivierung hinaus ermöglicht die Digitalisierung der Personalabteilung auch die Automatisierung bestimmter Prozesse und vereinfacht gleichzeitig die Beziehungen zu den Mitarbeitern.
Digitalisierung von Dokumenten :
WARUM SOLLTEN SIE SICH FÜR ZEENDOC ENTSCHEIDEN?
Zeendoc est votre partenaire pour une transition réussie vers la dématérialisation, vous aidant à moderniser vos processus de gestion documentaire et à propulser votre entreprise vers l’avenir. Découvrez comment Zeendoc peut transformer votre gestion documentaire dès aujourd’hui.
EXPORT-EXCEL
Das System von Intelligentes Lesen von Dokumenten ermöglicht es Ihnen, auf einfache Weise Schlüsseldaten aus Ihren Dokumenten zu extrahieren, um sie in einer Übersichtstabelle zu verwenden: Entwicklung der Bestellungen, monatliches Reporting... Sie wählen die Informationen aus und lösen die Erstellung Ihrer Übersichtstabelle aus.
DIE ERSTELLUNG VON GRAFIKEN
Wählen Sie die gewünschten Vergleichs- und Wertefelder sowie den Diagrammtyp . Für eine Finanzberichterstattung (z.B. Rechnungsstellung nach Kunden...) Die Ergebnisse werden in einem Diagramm angezeigt.
FAQ : DIGITALISIERUNG
- Wie digitalisieren man Dokumente?
- Warum Digitalisierung ?
- Was ist die Digitalisierung von Dokumenten?
- Wie kann man die elektronische Rechnungsstellung einführen?
- Wie versende ich eine elektronische Rechnung?
- Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung?
- Kann man eine Rechnung nur elektronisch ausstellen?
Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!
Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.
Das Leben Zeendoc
Neuheiten, Tipps: Alles, was Sie über die Hintergründe von Zeendoc wissen müssen.
